Registrazione contratto di locazione: chi deve farla, con quali tempi e modalità?

Nel nostro Paese sono tantissime le persone che si stabiliscono in appartamenti in affitto e per le più svariate ragioni: alcune perché non possiedono le possibilità economiche per acquistare un immobile; altre in quanto lavoratori o studenti fuori sede e quindi stabiliti soltanto temporaneamente in un luogo; altre ancora invece per avere, per breve tempo durante le vacanze, un’abitazione a propria disposizione e con tutti i comfort del caso.

Che sia per poche settimane oppure per alcuni anni, comunque, per la maggior parte dei contratti di affitto è necessaria la registrazione secondo quanto prescritto dalla normativa vigente. Tuttavia, alcune volte, possono sorgere dei dubbi riguardo alle modalità oppure ai termini entro cui dover registrare l’atto. Dubbi che è bene dissipare, in quanto potrebbero sorgere problematiche di varia natura (anche tributaria), sia per il proprietario-locatore che per l’inquilino-conduttore. Cerchiamo quindi di approfondire meglio l’argomento.

L’obbligo di registrazione del contratto di locazione si applica a tutti i contratti di affitto e locazione di durata superiore ai 30 giorni, indipendentemente dal canone pattuito.
Vediamo come funziona in dettaglio la registrazione dei contratti di locazione di immobili ad uso abitativo.

Chi deve registrare il contratto di locazione

La legge di stabilità 2016, all’articolo 1 comma 59, ha introdotto l’obbligo per il locatore di provvedere alla registrazione del contratto di affitto entro trenta giorni e di darne documentata comunicazione, entro i successivi sessanta giorni, al conduttore e all’amministratore di condominio, nel rispetto, tra gli altri, degli obblighi di tenuta dell’anagrafe condominiale.

A questo proposito, tuttavia, la normativa non specifica quale sia la modalità di comunicazione richiesta, comunque si consiglia sempre quella di una lettera raccomandata con avviso di ricevuta o, per coloro che la possedessero, anche una mail attraverso posta elettronica certificata.

Attenzione però: l’Agenzia delle Entrate ha recentemente chiarito che l’innovazione introdotta dalla legge di Stabilità non modifica la disciplina fiscale prevista dal testo unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro. L’articolo 10 del TUR fissa, per i contratti di locazione redatti sotto forma di scrittura privata non autenticata, l’obbligo di richiedere la registrazione a carico del locatore, del conduttore e degli agenti immobiliari, qualora si tratti di contratti conclusi a seguito della loro attività. Ciò vuol dire che sebbene l’obbligo di registrare il contratto di affitto spetti al locatore, in caso di mancata registrazione l’Agenzia delle Entrate può richiedere il pagamento delle spese al locatore, al conduttore e all’agente immobiliare, se coinvolto nella stipula dell’accordo.

Ricapitolando, quindi, in sintesi, è il locatore e proprietario dell’immobile che ha l’obbligo di registrare il contratto di locazione e pagare le relative imposte e può farlo, come vedremo, attraverso varie modalità, anche elettroniche. Nell’ipotesi, tuttavia, che ciò non avvenisse, allora le autorità statali possono avanzare richiesta di pagamento anche ad altri soggetti coinvolti nell’atto, come le agenzie immobiliari (ove presenti) oppure direttamente ai conduttori.

Registrazione contratto di locazione: a chi rivolgersi

Il contratto di locazione può essere registrato:

  • utilizzando i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate Fisconline/Entratel: questa modalità è obbligatoria per gli agenti immobiliari e per i possessori di almeno 10 immobili – anche nel caso in cui soltanto uno degli immobili è concesso in locazione. Gli altri contribuenti possono decidere di seguire la procedura telematica o cartacea a loro discrezione
  • richiedendo la registrazione per via cartacea presso qualunque ufficio dell’Agenzia delle Entrate, attraverso la compilazione del modello RLI – registrazione locazioni immobili
  • rivolgendosi a un intermediario abilitato – come professionisti, associazioni di categoria o caf – oppure a un delegato

Registrazione in ufficio

Per la richiesta di registrazione del contratto di locazione in forma cartacea è necessario presentare presso una qualunque sede dell’Agenzia delle Entrate i seguenti documenti:

  • Almeno due copie, con firma originale, del contratto
  • Il modello RLI compilato. Se i contratti sono più di uno, è necessario predisporre un elenco tramite il modello RR – scaricabile sul sito dell’Agenzia delle Entrate – indicando i contratti da registrare.
  • I contrassegni telematici – ex marche da bollo – da applicare su ogni copia del contratto, con data di emissione non successiva alla data di stipula. L’importo delle marche da bollo deve essere di 16 euro ogni 4 facciate contenenti testo o ogni 100 righe.
  • Il modello F24 attestante il pagamento dell’imposta di registro.
  • L’imposta di bollo e l’imposta di registro possono essere versate anche richiedendo l’addebito sul proprio conto corrente, utilizzando l’apposito modello di richiesta.
  • I contribuenti che optano per la cedolare secca non sono tenuti a pagare l’imposta di registro e l’imposta di bollo, ma devono pagare l’imposta sostitutiva – acconto e saldo – negli stessi termini previsti per l’Irpef

Dopo aver presentato la richiesta di registrazione del contratto di affitto, l’ufficio:

  • restituisce copia del contratto timbrata e firmata la se la registrazione è contestuale alla ricezione
  • se la registrazione non è contestuale alla ricezione, rilascia ricevuta dell’avvenuta consegna e indica al contribuente quando sarà disponibile la copia del contratto registrato.

Per coloro che fossero interessati a questa modalità, è possibile ottenere varie indicazioni e chiarimenti direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate relativo alla registrazione dei contratti di locazione, in cui si trova anche un’utile delucidazione sul regime della cedolare secca. Quest’ultima informazione è fondamentale soprattutto per coloro che vogliono, in caso di locazione, aderire a questo regime particolare.

Registrazione telematica

La registrazione del contratto di locazione per via telematica può essere effettuata registrandosi ai servizi Fisconline/Entratel. Fisconline è un servizio dedicato a tutti i cittadini, mentre Entranel è riservato a intermediari e delegati.
L’applicazione da utilizzare, sia per la registrazione del contratto d’affitto, sia per il versamento delle imposte di registro e di bollo, è RLI. Il programma può essere scaricato sul proprio pc, oppure utilizzato nella versione web che non richiede installazione.

Sia nell’uno che nell’altro caso, il software è possibile trovarlo online sulla pagina apposita del sito dell’Agenzia delle Entrate, corredato inoltre di tutte le informazioni utili al riguardo e dei requisiti tecnici richiesti a livello informatico. Tuttavia, è bene specificare che il sistema tende ad utilizzare sempre l’ultima versione disponibile di modello RLI, in modo da facilitare al massimo al contribuente il suo utilizzo ed evitando eventuali complesse procedure di aggiornamento.

Ricordiamo inoltre che tale modello non serve soltanto alla registrazione di contratti di locazione, ma anche in caso di proroghe, risoluzioni, cessioni, adesione o revoca al regime di cedolare secca degli stessi. Comunque, la sua compilazione non risulta essere complessa, tuttavia è possibile anche usufruire di istruzioni utili per effettuarla al meglio, correttamente ed in breve tempo.

Per quelle persone che non sono obbligate alla registrazione del contratto d’affitto online, è possibile presentare il modulo RLI all’Agenzia delle Entrate anche attraverso altri soggetti e cioè, come vedremo, un intermediario oppure una persona delegata.

Registrazione tramite intermediario

La registrazione del contratto di affitto può essere effettuata rivolgendosi a un intermediario abilitato, ad esempio professionisti, associazioni di categoria o caf. L’intermediario è tenuto a consegnare al contribuente:

  • una dichiarazione, datata e sottoscritta, con cui si impegna a provvedere alla registrazione e all’esecuzione per via telematica dei pagamenti delle imposte relative ai canoni per le annualità successive, alle proroghe, anche tacite, alle cessioni, alle risoluzioni.
  • due copie della ricevuta di avvenuta registrazione del contratto o dell’esecuzione dei pagamenti delle imposte relative ai canoni per le annualità successive, delle proroghe, anche tacite, delle cessioni, delle risoluzioni (una copia spetta al locatore e l’altra al conduttore)
  • una copia della ricevuta di versamento delle imposte dovute

Registrazione tramite delegato

È possibile delegare la registrazione del contratto di locazione a un soggetto terzo che abbia adeguata capacità tecnica, economica, finanziaria e organizzativa.
La richiesta di delega va presentata al competente ufficio dell’Agenzia delle Entrate attraverso il servizio Entratel. Nel modulo di richiesta di abilitazione al servizio il delegante deve compilare il quadro “T” indicando i riferimenti del destinatario della delega: nome, cognome e codice fiscale per le persone fisiche, denominazione o ragione sociale per le aziende.

Contratto di locazione e attestato di prestazione energetica – Ape

Per i nuovi contratti di locazione – ossia quelli stipulati per la prima volta – di durata superiore ai trenta giorni vige l’obbligo per il locatore di informare il conduttore sulla prestazione energetica dell’immobile, mettendo a sua disposizione il relativo attestato Ape. Il conduttore dichiara di aver ricevuto tali informazioni attraverso una specifica clausola che deve essere inserita nel contratto. Se la locazione ha per oggetto interi edifici al contratto deve essere allegata copia dell’Ape. Per la locazione di singole unità immobiliari tale obbligo non è invece previsto.

Registrazione contratto di locazione: quanto si paga

La registrazione del contratto di affitto comporta il pagamento di:

  • Imposta di bollo da pagare mediante contrassegni telematici – ex marche da bollo – di 16 euro ogni 4 facciate scritte o ogni 100 righe.
  • Imposta di registro pari al 2% del canone annuo. I contratti di locazione a canone concordato relativi a immobili situati in comuni ad elevata tensione abitativa, godono di una riduzione del 30% della base imponibile sulla quale calcolare l’imposta di registro.

Le spese di registrazione sono divise equamente tra locatore e conduttore che, come detto, rispondono in solido in caso di mancato pagamento.

Per i contratti pluriennali è possibile:

  • versare al momento della registrazione l’imposta dovuta per tutta la durata del contratto, ottenendo uno sconto pari alla metà del tasso d’interesse legale moltiplicato per il numero di anni che costituiscono la durata dell’accordo
  • pagare l’imposta ogni anno, entro 30 giorni dalla scadenza della precedente annualità.

I contribuenti che optano per la cedolare secca non pagano imposta di registro e di bollo, ma devono versare l’imposta sostitutiva – acconto e saldo – negli stessi termini previsti per l’Irpef.

Importante ricordare che in caso di recesso anticipato oppure di proroga di un contratto di locazione si deve utilizzare sempre il modello RLI ed effettuare, inoltre, il pagamento di un’imposta di 67 Euro attraverso modulo F24, da presentare poi successivamente sempre all’Agenzia delle Entrate. Nell’ipotesi di recesso, ciò eviterà il pagamento dell’imposta di registro per le susseguenti annualità e delle tasse sul presunto reddito derivante dal canone d’affitto in realtà non riscosso.

Il versamento di 67 Euro attraverso modello F24 deve essere effettuato entro 30 giorni dalla proroga o dal recesso anticipato e su tale modulo devono essere indicati gli estremi di registrazione del contratto di locazione relativo e quindi anno, serie e numero di registrazione. Fondamentale, inoltre, è indicare, sempre nello stesso modello, i codici tributo esatti per ogni singola opzione. Ad esempio, il codice relativo all’imposta di registro per una risoluzione contrattuale è 1503, mentre per una proroga è 1504.

Sanzioni per mancato pagamento e ravvedimento operoso

Cosa fare in caso di tardiva registrazione del contratto di locazione? La legge stabilisce che in caso di mancato pagamento dell’imposta di registro oppure di violazioni sui contratti di locazione si applica una sanzione amministrativa:

  • dal 120% al 240% dell’imposta dovuta per omessa registrazione del contratto d’affitto;
  • dal 200% al 400% dell’imposta dovuta in caso di parziale occultamento del canone d’affitto recepito;
  • Dal 10% al 30% nel caso in cui la registrazione del contratto sia avvenuta con un ritardo variabile tra i 6 mesi e più di un anno.

È possibile pagare una sanzione ridotta attraverso l’istituto del ravvedimento operoso: ossia regolarizzando la propria posizione prima che la violazione sia stata constatata dall’amministrazione competente o siano iniziati gli accertamenti.

In questo caso, l’ammontare delle sanzioni sarà variabile in base ai giorni di ritardo e agli interessi di mora relativi accumulati.

Registrare il contratto di locazione

Registrazione contratto di locazione: come e quando procedere?
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